Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig. Wir halten uns strikt an die gesetzlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Datenschutzgesetzes und der sonstigen anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz, zum rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung von personenbezogenen Daten.

Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte unter den angeführten Kontaktdaten.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher:
IMS Nanofabrication GmbH
Wolfholzgasse 20-24
2345 Brunn am Gebirge

Externer Datenschutzbeauftragter:
Markus Dittrich | CASC – full service agentur GmbH
Adresse: A-1160 | Heigerleinstraße 2/4-9
https://www.casc.at
Tel: +43 1 924 05 28
E-Mail: datenschutzbeauftragter@casc.at

2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen Website

2.1 Protokollierung von Aktivitäten auf unserer Website (Logfiles)

Bei Ihrem Besuch auf unserer Website erheben und speichern wir Zugriffsdaten in Protokolldateien (sogenannten Logfiles bzw. Access-Logs), um die dauerhafte Funktionsfähigkeit der Website gewährleisten zu können. Wir verarbeiten in diesem Zusammenhang folgende Daten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Website, von denen Sie auf unsere Seite gelangen (Referrer-URL)
• Betriebssystem
• Name des Internet-Service-Providers
• Produkt und Versionsinformationen des genutzten Browsers
• Übertragene Datenmenge, Ladezeit

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieses liegt in der Gewährleistung der Funktionsfähigkeit, der Sicherheit und Erreichbarkeit der Website für alle Seitenbesucher, gegebenenfalls in der Erhebung, Verteidigung und Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

Sie haben gegen diese Datenverarbeitung das Recht auf Widerspruch (Betroffenenrecht auf Widerspruch gegen Datenverarbeitungen im berechtigten Interesse gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir werden diesfalls Ihre Daten nur verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits für eine weitere Verarbeitung bestehen.

Ein unmittelbarer Rückschluss auf Ihre Identität ist anhand der Informationen nicht möglich. Die Daten werden nach Erreichung der vorgenannten Zwecke automatisch gelöscht.

Datenweitergaben: Wir geben Ihre auf Basis der Nutzung unserer Website erhobenen Daten im Regelfall nur insoweit weiter, als dies zur Erfüllung der dargelegten Zwecke unbedingt erforderlich ist (z.B. Betrieb und Wartung der Website über externe Dienstleister). Wir können darüber hinaus jedoch auch gesetzlich bzw. behördlich verpflichtet sein, Daten an Dritte weiterzugeben (z.B. Datenweitergabe an Strafverfolgungsbehörden).

Speicherdauer: Wir halten Logfile-Daten für die Dauer von 7 Tagen ab Ende Ihres Websitebesuchs vor.

2.2 Kontaktformular

Auf unserer Website stellen wir ein Kontaktformular zur einfachen Kontaktaufnahme mit uns zur Verfügung. Zur Nutzung dieses Formulars geben Sie uns bitte die vorgesehenen Informationen bekannt, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten bzw. beantworten können.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu Zwecken der Anfragebeantwortung bzw. Kontaktaufnahme mit Ihnen. Die Datennutzung erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (unser berechtigtes Interesse liegt in der (Zurverfügungstellung und Nutzung von niederschwelligen elektronischen Kontaktaufnahme- bzw. Kommunikationsmöglichkeiten sowie in der Nachvollziehbarkeit des Kommunikationsablaufs), und gegebenenfalls auf Basis der Rechtsgrundlage Vertragserfüllung Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Gegen Datenverarbeitungen auf der Grundlage berechtigtes Interesse haben Sie das Recht auf Widerspruch (Betroffenenrecht auf Widerspruch gemäß Art 21 Abs 1 DSGVO). Wir werden diesfalls Ihre Daten nur verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits für eine weitere Verarbeitung bestehen.

Alternativ zur Verwendung des Kontaktformulars ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse, Anruf bzw. Postanschreiben möglich.

Datenweitergaben: Wir geben Ihre Daten nur insoweit an Dritte weiter, als dies zur Abwicklung der Kommunikation erforderlich ist.

Speicherdauer: Daten, die uns über das elektronische Kontaktformular übermittelt werden, werden für die Dauer von 3 Jahren ab Ende des Kalenderjahrs, in welchem die Kommunikation erfolgte, vorgehalten.

2.3 Digitales Business Partner Onboarding

Wir arbeiten ausschließlich mit Lieferanten zusammen, die keinen Sanktionen unterliegen. Dadurch gewährleisten wir die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Compliance.

Die Erfassung und Erstellung von Lieferantenstammdaten erfolgt durch Ihre Selbstregistrierung online. Bei Erstkontakt erhalten Sie daher eine E-Mail mit einem 2 Faktor Authentifizierungscode sowie einem Link zu unserem Online Onboarding Formular.

Zu diesem Zweck tragen Sie Ihre Unternehmens- sowie personenbezogenen Daten ein:

Datenkategorien	Details
	Eingetragener Unternehmensname
Unternehmensdaten	Offizielle Internetseite
	Unternehmens E-Mail
	Incoterm 2020
	Unternehmensregisternummer und Handelsregisternummer (Firmenbuch-/Handelsregister-Nr.)
	Auszug aus dem Unternehmensregister (Firmenbuch/Handelsregister)
	DUNS Nummer
	Zutreffende(r) NACE Code(s)
	Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID)
Adresse	Adressart
	Straße und Hausnummer
	Adresszeile 2
	Land
	Postleitzahl
	Stadt
	Region/Provinz
Bank Information	Bankname
	Bankadresse
	Land
	Kontonummer
	IBAN
	SWIFT Code
	Bankleitzahl
	Bevorzugte Währung
Kontaktdaten Ansprechperson	Name
	Funktion
	Abteilung
	E-Mail
	Telefonnummer
Dokumente	Zertifizierungen etc.

Nach Absenden des Formulars erhalten Sie eine Eingangsbestätigung und wir verarbeiten Ihre Daten in unserer Business Partner Application. Zu Zwecken der Compliance-Überprüfung Ihrer Daten und Abgleich mit der Sanktionsliste geben wir Ihre Daten weiter an DowJones und Ripjar. Nach positiver Prüfung werden die Daten in unserem ERP System Sage verarbeitet.

In Einzelfällen führen wir Abklärungen der Bonität über einen spezialisierten Dienstleister durch.

Unsere Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vorvertrag, Vertrag, Vertragserfüllung, Erfüllung nachvertraglicher Verpflichtungen), rechtliche Verpflichtung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Compliancepflichten – insbesondere Anti-Money Laundering (AML) und Sanktionslistenvorgaben, Aufbewahrungsverpflichtungen), sowie berechtigtes Interesse Art. 6. Abs. 1. lit. f DSGVO (Gewährleistung einer ordentlichen Geschäftstätigkeit und Risikoeinschätzung sowie -vermeidung für den Verantwortlichen; ggf Erhebung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen; bei Bonitätsprüfungen im Anlassfall Schutz des Eigentums/der Vermögenswerte des Verantwortlichen). Sie haben gegen diese Datenverarbeitung das Recht auf Widerspruch (Betroffenenrecht auf Widerspruch gegen Datenverarbeitungen im berechtigten Interesse gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir werden diesfalls Ihre Daten nur verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits für eine weitere Verarbeitung bestehen.

Datenherkunft Art 14 DSGVO: Wir verarbeiten jene personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. Weiters erhalten wir Daten von Ihnen aus Ergebnissen von Bonitäts- und Complianceprüfungen externer Dienstleister: Factiva Limited, The News Building, 7. Stock, 1 London Bridge Street, London, Vereinigtes Königreich, SE1 9GF („Dow Jones“) und Ripjar Ltd, Suite 404, Eagle Tower, Montpellier Drive, Cheltenham, Gloucestershire, Vereinigtes Königreich, GL50 1TA („Ripjar“).

Datenweitergaben: Wir leiten die erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte weiter, soweit dies zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung unbedingt erforderlich ist. Zur Complianceprüfung werden Ihre Daten an Factiva Limited, Vereinigtes Königreich, („Dow Jones“) und Ripjar Ltd, Vereinigtes Königreich, („Ripjar“) übermittelt, welche gemeinsam mit IMS verantwortlich sind (Art 26 DSGVO). Für UK gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission. Darüber hinaus wurden Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Dazu wurde ein entsprechender Vertrag abgeschlossen, dessen Inhalt wie folgt zusammengefasst wird:

„Dow Jones“ handelt intern als Verantwortlicher für die Zusammenstellung und Pflege der Risk & Compliance Daten sowie der Factiva-Informationen in der Dow Jones Substantive Database;
„Ripjar“ handelt intern als Verantwortlicher für die Ripjar-Technologie und die von Ripjar verarbeiteten Daten sowie für die Verarbeitung der Abfragen von IMS zur Erstellung von Abfrageergebnissen;

IMS handelt intern als Verantwortlicher für jede Verarbeitung von Abfragen vor der Verarbeitung mittels der Ripjar-Technologie sowie für Abfrageergebnisse (einschließlich Weiterübermittlungen)

Dow Jones, Ripjar und IMS erfüllen im Hinblick auf die Betroffenenrechte ihre jeweiligen Verpflichtungen als Verantwortliche gemäß der DSGVO wie folgt:

IMS ist verantwortlich für:

1. Information der betroffenen Personen, auf die sich Compliance-Abfragen und Abfrageergebnisse beziehen, im Einklang mit dem anwendbaren Datenschutzrecht;
2. Festlegung des Umfangs der Compliance-Abfragen und Abfrageergebnisse, einschließlich der Bestimmung und Dokumentation der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sowie jede weitere Nutzung oder Übermittlung der Service Results nach deren Erhalt;
3. Bearbeitung von Anfragen zu Betroffenenrechten hinsichtlich der Verarbeitung von Compliance-Abfragen und Abfrageergebnissen nach deren Bereitstellung. Anfragen, die in die Verantwortung von Dow Jones oder Ripjar fallen, werden entsprechend weitergeleitet;
4. Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung der Compliance-Abfragen vor deren Übermittlung sowie der Abfrageergebnisse nach deren Bereitstellung;
5. Datenübermittlung. Einhaltung der Anforderungen an Datenübermittlungen im Zusammenhang mit der weiteren Verarbeitung der Abfrageergebnisse. Erfolgt eine grenzüberschreitende Übermittlung von Risk & Compliance Data, stellt IMS sicher, dass geeignete Garantien bestehen, sofern kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt.

Dow Jones ist verantwortlich für:

1. Information der betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in den Risk & Compliance Daten und/oder Factiva-Informationen als Teil der Dow Jones Substantive Database im Einklang mit dem anwendbaren Datenschutzrecht;
2. Einhaltung der Vorschriften für die Dow Jones Substantive Database, einschließlich der Festlegung und Dokumentation der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Risk & Compliance Daten und Factiva-Informationen;
3. Bearbeitung von Anfragen zu Betroffenenrechten hinsichtlich der Verarbeitung der Risk & Compliance Daten und Factiva-Informationen in der Dow Jones Substantive Database, bevor diese in die Ripjar-Technologie eingespeist werden. Erhält Dow Jones Anfragen, die in die Verantwortung von IMS (z. B. zum Umfang einer Compliance-Abfrage oder zu Entscheidungen auf Basis von Abfrageergebnissen) oder von Ripjar (z. B. zu von Ripjar verarbeiteten Daten, einschließlich Ripjar Risk Daten, oder zur Logik der Datenverarbeitung und Suchfunktionen) fallen, leitet Dow Jones diese entsprechend weiter;
4. Gewährleistung angemessener Sicherheit der Verarbeitung innerhalb der Dow Jones Substantive Database;
5. Datenübermittlung. Einhaltung der Anforderungen an Datenübermittlungen im Rahmen der Verarbeitung in der Dow Jones Substantive Database.

Ripjar ist verantwortlich für:

1. Information der betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in den von Ripjar verarbeiteten Daten gemäß anwendbarem Datenschutzrecht;
2. Einhaltung der Vorschriften für die Ripjar-Technologie, die von Ripjar verarbeiteten Daten und die Service Ergebnisse, einschließlich der Festlegung und Dokumentation der jeweiligen Rechtsgrundlagen sowie der Verarbeitung der Compliance-Abfragen von IMS;
3. Bearbeitung von Anfragen zu Betroffenenrechten hinsichtlich der Verarbeitung der von Ripjar verarbeiteten Daten im Rahmen der Ripjar-Technologie und der Bearbeitung von Compliance-Abfragen von IMS (einschließlich der verwendeten Logik, etwa für Risikoklassifizierungen oder Suchverfahren). Anfragen, die in die Verantwortung von IMS oder von Dow Jones fallen, werden entsprechend weitergeleitet;
4. Gewährleistung angemessener Sicherheit der Verarbeitung sowie der Bearbeitung der Compliance-Abfragen von IMS über die Ripjar-Technologie;
5. Datenübermittlung. Soweit der Zugriff von IMS auf Abfrageergebnisse eine internationale Datenübermittlung darstellt, die nicht durch einen Angemessenheitsbeschluss gedeckt ist („Relevant Transfer“), gelten die vereinbarten Standardvertragsklauseln vorrangig. Ripjar ist für die Einhaltung der Anforderungen an Datenübermittlungen im Rahmen der Ripjar-Technologie verantwortlich.

Wie unter Punkt 7 angeführt, können Betroffene jedoch unabhängig davon ihre Rechte gemäß DSGVO bei und gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen geltend machen.

Weiters verarbeiten wir Ihre Daten in unserem ERP System und geben Ihre Daten daher an unseren Auftragsverarbeiter Sage, Stella-Klein-Löw-Weg 15,1020 Wien, (Art 28 DSGVO) weiter. Dazu wurde ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Darüber hinaus führen wir Abklärungen der Bonität über einen spezialisierten Dienstleister durch und geben Daten daher an diesen weiter.

Speicherdauer: Ihre Daten werden grundsätzlich nur für die zur Zweckerfüllung erforderliche Dauer gespeichert, darüber hinaus solange, als uns gesetzliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung/Vorhaltung von Daten treffen. Gesetzlich müssen wir steuerlich bzw. buchhalterisch relevante Aufzeichnungen/Unterlagen für die Dauer von 7 Jahren ab Schluss des Kalenderjahres, auf welches sie sich beziehen, vorhalten. Daten von abgelehnten Lieferanten werden nach 90 Tagen ab Mitteilung der Ablehnung an Sie vorgehalten.

2.4 Jobletter

Auf unserer Website finden Sie eine Anmeldemöglichkeit zu unserem Jobletter, der regelmäßig über aktuell verfügbare Stellen passend zu Ihren Angaben informiert.

Zur Anmeldung tragen Sie bitte die vorgesehenen Daten in die Anmeldemaske ein. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten für den Versand des Jobletters, sowie statistische Auswertungen/Erfolgsmessungen (z.B. Erhebung, ob die Jobletter geöffnet wurden, ob die enthaltenen Links angewählt wurden, etc.).

Die Datennutzung erfolgt auf Basis Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den vorgenannten Zwecken, die uns mit Auswahl der Checkbox und Bestätigung erteilt wurde. Sie können Ihre freiwillige Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu können Sie den Abmeldelink nutzen, der sich in jedem Jobletter befindet oder uns über Post oder E-Mail kontaktieren (siehe Kontaktdaten des Verantwortlichen). Ein erfolgter Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerrufszeitpunkt nicht. Sie sind nicht verpflichtet uns eine Einwilligung zu erteilen/uns Ihre personenbezogenen Daten für die genannten Zwecke zur Verfügung zu stellen – bei Nichterteilung/Nichtbereitstellung ist jedoch kein Jobletter-Bezug möglich. Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Jobletter-Bezugs verarbeitet.

Bei der Anmeldung zum Jobletter werden die IP-Adresse des Nutzers sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Dies dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der E-Mail-Adresse der betroffenen Person zu verhindern. Die Verarbeitung/Speicherung dieser Daten erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Sie haben gegen diese Datenverarbeitung das Recht auf Widerspruch (Betroffenenrecht auf Widerspruch gegen Datenverarbeitungen im berechtigten Interesse gemäß Art 21 Abs 1). Wir werden diesfalls Ihre Daten nur verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits für eine weitere Verarbeitung bestehen.

Zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten setzen wir bei der Online-Jobletteranmeldung ein sogenanntes Double-Opt-In-Verfahren ein. Ihre Anmeldung zum Jobletter gilt hierbei erst als gültig/wirksam erteilt, wenn Sie einen Link bestätigen, den wir Ihnen an Ihre E-Mail-Adresse übermitteln.

Datenweitergaben: Wir geben Ihre Daten an unseren Auftragsverarbeiter, die rapidmail GmbH, weiter. Dazu haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Informationen zu rapidmail finden Sie unter https://www.rapidmail.at/datenschutz.

Speicherdauer: Daten, die uns über das Anmeldeformular übermittelt werden, werden für die Dauer der Einwilligung vorgehalten.

2.5 Jobs/Bewerbungen

Auf unserer Website finden Sie Jobangebote. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns

• per E-Mail,
• LinkedIn oder
• über das Online-Formular

übermitteln, zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, zur Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt, sowie gegebenenfalls zur Durchführung von notwendigen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Begründung eines Dienstverhältnisses (Überleitung Dienstverhältnis). In Einzelfällen erfolgt zudem eine Evidenzhaltung der Bewerberdaten (bei Nichtberücksichtigung bzw. keinen offenen Stellen, sowie Zustimmung der BewerberInnen in die Evidenzhaltung ihrer Daten). Dasselbe gilt für Initiativbewerbungen.

Sie haben die Möglichkeit, den Link zu einem ausgeschriebenen Job über die Plattformen LinkedIn, Facebook, X, Xing und WeChat, sowie per Email selbständig weiterzuleiten.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist im Regelfall Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertrag, vorvertragliches Verhältnis). Sofern BewerberInnen in die Evidenzhaltung Ihrer Daten einwilligen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Nach einem Jahr erlauben wir uns per E-Mail nachzufragen, ob die Evidenzhaltung aufrecht erhalten oder die Daten gelöscht werden sollen. In Einzelfällen verarbeiten wir Daten zudem auf Grundlage berechtigter Interessen Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (z.B. Erhebung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) verarbeiten wir nur, wenn der Bewerber/die Bewerberin hierin einwilligt hat oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand die Datenverarbeitung rechtfertigt (Art 9 Abs 2 lit a DSGVO bzw. Art 9 Abs 2 lit b DSGVO).

Datenweitergaben: Bei Nutzung des Online-Formulars werden Daten vom Unternehmen SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin, Deutschland verarbeitet. Wir haben mit SmartRecruiters entsprechend einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Bei Bewerbungen über LinkedIn: Wir haben mit LinkedIn Inc./Microsoft,1000 W Maude Ave, Sunnyvale, CA 94085, USA, einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) abgeschlossen. In dieser Vereinbarung wird festgelegt, für welche Datenverarbeitungsvorgänge welcher der Beteiligten verantwortlich ist. LinkedIn Inc./Microsoft nutzt die erhobenen personenbezogenen Daten und Informationen für eigene Zwecke und leitet sie ggf. auch an Dritte weiter (USA und in andere Drittländer).

Informationen zu den Datenverarbeitungen des Unternehmens LinkedIn Inc./Microsoft entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des Unternehmens:

https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Bitte beachten Sie, dass wir nicht ausschließen können, dass Ihre personenbezogene Daten in die USA gehen. Es besteht dazu der Angemessenheitsbeschluss „Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework“.

Speicherdauer: Daten, die uns übermittelt werden, werden für die Dauer von 7 Monaten nach Ende des Bewerbungsverfahrens (d.h. Entscheidung welche Person eingestellt wird) vorgehalten. Im Falle einer Zustimmung zur Evidenzhaltung darüber hinaus.

2.6 Kontaktaufnahme über das interne Hinweisgebersystem

Auf unserer Website verlinken wir Sie über den Footer zu unserem Hinweisgebersystem und stellen wir Ihnen gemäß der EU Whistleblowing-Richtlinie bzw dem jeweiligen nationalen Recht (in Österreich das HinweisgeberInnenschutzgesetz) eine Kontaktmöglichkeit zur Meldung von Hinweisen zur Verfügung.

Meldungen können anonym gemacht werden und alle Fälle werden vertraulich behandelt, unabhängig davon, ob Namen genannt werden oder nicht.

Wir verarbeiten die bereitgestellten Daten und Informationen ausschließlich zu Zwecken der Prüfung der einlangenden Hinweise, des Ermittlungsverfahrens und der Anfragebeantwortung bzw. Kontaktaufnahme mit Ihnen, wie es die EU Whistleblowing-Richtlinie bzw das jeweilige nationale Recht vorsieht. Gesetzlich sind zudem Dokumentation und Protokollierung vorgeschrieben.

Die Datennutzung erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung Art 6 Abs 1 lit c DSGVO und unseres berechtigten Interesses Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (interne administrative Tätigkeiten bei verbundenen Unternehmensbereichen, Aufklärung von compliancerelevanten Sachverhalten, Erhebung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Sie haben gegen diese Datenverarbeitung das Recht auf Widerspruch (Betroffenenrecht auf Widerspruch gegen Datenverarbeitungen im berechtigten Interesse gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir werden diesfalls Ihre Daten nur verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits für eine weitere Verarbeitung bestehen.

Datenweitergaben: Bei Nutzung des Meldekanals werden bei nicht anonymen Meldungen Daten automatisiert von der Whistleblower Software ApS. verarbeitet, wo die technische Umsetzung des Hinweisgebersystems in unserem Auftrag erfolgt. Wir haben entsprechend einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Weiters tauschen wir die Daten mit unserem jeweils betroffenen Standort aus. Die IMS Group ist international tätig und hat Standorte in verschiedenen Ländern inner- und außerhalb der Europäischen Union. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb der Group möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hierfür genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen unserer Tochtergesellschaften als gemeinsame Verantwortliche zur Einsichtnahme berechtigt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung ihrer Meldung im betroffenen Land durchgeführt wird. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Zur Erfüllung des hierfür genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union übermitteln.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen. Für unseren Standort in den USA, Japan und Südkorea gilt der jeweils bestehende Angemessenheitsbeschluss als Rechtsgrundlage. Mit unseren Standorten in Taiwan haben wir die Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Mit unseren Standorten haben wir einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit abgeschlossen. Als verantwortliche Stellen im Sinne der DSGVO gelten dabei unsere Standorte in nachstehender Tabelle:

USA – Kalifornien	IMS Nanofabrication LLC Mission Towers 1 3975 Freedom Circle, Suite 830, Santa Clara, CA 95054, USA 1-408-582-3103
USA – Oregon	Office Hillsboro 7235 N.E. Evergreen Parkway, Suite 800 OR 97124 Hillsboro USA
USA – Idaho	Columbus Business Park B 2141 E Summersweet Drive Boise, ID 83716 USA 1-408-582-3103
Taiwan – Tainan	No. 8, Daye 1st Road, Southern Taiwan Science Park, Xinshi Dist., Tainan City 741, Taiwan R.O.C +886 (06) 5050585
Taiwan – Hsinchu	No. 6-1, 3rd Floor, Du Sing Road, Hsinchu Science Park East District, 300 Hsinchu City Taiwan R.O.C
Taiwan – Taichung	F16, No. 847, Sec. 4, Taiwan Blvd., Xitun Dist., Taichung City Taiwan R.O.C
Korea – Dongtan	B2334, 27, Dongtan Cheomdansaneop 1-ro, Hwaseong-si 18469 Republic of Korea 경기도 화성시 동탄첨단산업1로 27, B동, 2334호 (금강펜테리움IX타워), 18469 +82 31 8015 3039
Korea – Cheongju	706 Terra Square, 288-6, Bokdae-dong, Heungdeok-gu, Cheongju-si, Chungcheongbuk-do, 28424, Korea
Japan	Level 32, Shinjuku Nomura Building 1-26-2 Nishi-Shinjuku Shinjuku-ku, Tokyo 163-0590 Japan
Austria – Brunn am Gebirge	Rennweg 83 2345 Brunn am Gebirge, Austria
Austria – Wien	Dresdner Straße 47 1200 Wien, Austria +43 1 214 48 94

Kontaktdaten für alle Standorte für das Hinweisgebersystem:

Verantwortlicher:

IMS Nanofabrication GmbH
Wolfholzgasse 20-24
2345 Brunn am Gebirge

Kontakt:

Frau Maria LEPUSCHITZ
Tel.: +43223637310 393
E-Mail: maria.lepuschitz@ims.co.at

Im Art 26 DSGVO Vertrag haben wir Folgendes festgelegt:

• Die IMS Nanofabrication GmbH ist zentraler Ansprechpartner für Sie als betroffene Person. Sie steht Ihnen also für Anfragen zu allen Themen, die die gemeinsame Verantwortung betreffen, zur Verfügung.
• Zuständig für die Bereitstellung von Betroffeneninformationen nach Art 13 und 14 DSGVO, sowie die Wahrnehmung der Betroffenenrechten nach DSGVO ist die IMS Nanofabrication GmbH. Für die in gemeinsamer Verantwortlichkeit getätigten Datenverarbeitungen übermitteln sich die IMS Nanofabrication GmbH und die oben angeführten Standorte einander wechselseitig personenbezogene Daten bzw. gleichen diese ab.
• Für alle Datenverarbeitungen in gemeinsamer Verantwortlichkeit gilt ein einheitliches Schutz- und Sicherheitsniveau.

Speicherdauer: Wir halten Daten in diesem Zusammenhang für den Zeitraum von fünf Jahren ab der letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung und darüber hinaus so lange vor, als es zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher oder gerichtlicher Verfahren oder eines Ermittlungsverfahrens erforderlich ist. Danach werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Die Protokolldaten über Verarbeitungsvorgänge werden ab der letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung bis drei Jahre nach Entfall der vorhin genannten Aufbewahrungspflicht aufbewahrt.

3. Datenweitergabe und Empfänger allgemein

Wir geben personenbezogene Daten nur insoweit weiter, als dies zur Erfüllung der dargelegten Zwecke unbedingt erforderlich ist. Bei allen Datenweitergaben achten wir darauf, nur die absolut erforderlichen Informationen zu übermitteln und erfüllen die datenschutzrechtlichen Vorgaben für die Datenweitergabe (z.B. strenge Weisungsbindung bei Auftragsverarbeitern über Art 28-Verträge, Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Vertraulichkeit, Verpflichtung zur lückenlosen Einhaltung eines ausreichenden Schutzniveaus in der Verarbeitung personenbezogener Daten).

Gegebenenfalls können wir auch gesetzlich bzw. behördlich verpflichtet sein, Daten an Dritte weiterzugeben (z.B. Datenweitergabe an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte).

Details zu Datenweitergaben und Empfängern finden Sie bei den Erläuterungen zu den Verarbeitungszwecken.

Datenübermittlung innerhalb der IMS Group:

Innerhalb der IMS Group werden Ihre persönlichen Daten dann übermittelt, wenn es für einen der in der Datenschutzerklärung angeführten Gründe notwendig ist, oder, wenn es aufgrund von berechtigten Interessen iSd. Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO, zum Zweck von internen administrativen Tätigkeiten, bei verbundenen Unternehmensbereichen, erforderlich ist. Durch unsere Unternehmensorganisation ist sichergestellt, dass die Unternehmen von IMS das Datenschutzniveau der europäischen Union erfüllen.

Sie haben gegen diese Datenverarbeitung das Recht auf Widerspruch (Betroffenenrecht auf Widerspruch gegen Datenverarbeitungen im berechtigten Interesse gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir werden diesfalls Ihre Daten nur verarbeiten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits für eine weitere Verarbeitung bestehen.

4. Speicherdauer der Daten allgemein

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, als dies technisch und organisatorisch zur Erreichung der dargelegten Zwecke, sowie zur Erfüllung der uns treffenden gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Gegebenenfalls halten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse (z.B. Erhebung, Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) für bestimmte Zeiträume vor. Bei der Festlegung der Zeiträume achten wir darauf, Ihre Rechte und Freiheiten nicht zu verletzen. Wenn die Datenvorhaltung nicht mehr erforderlich ist, löschen wir Ihre Daten umgehend.

Detailangaben zur festgelegten Speicherdauer finden Sie beim jeweiligen Verarbeitungszweck angeführt.

5. Profiling und automatisierte Entscheidungsfindung

Wir führen keine Profiling-Maßnahmen (Bewertung bestimmter persönlicher Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel zu analysieren oder vorherzusagen) durch, noch treffen wir auf Grundlage dieser Informationen Entscheidungen.

6. Cookies

Hinweis: Die nachstehenden Ausführungen zu Cookies beziehen sich ausschließlich auf die allgemeine Unternehmenswebsite von IMS (www.ims.co.at). Das digitale Business Partner Onboarding Formular setzt gegenüber Business Partnern keine Cookies ein. Im Rahmen des Onboarding-Formulars werden ausschließlich Session Storage und Local Storage des Browsers zur technisch notwendigen Sitzungsverwaltung genutzt. Diese Informationen verlassen das Endgerät nicht.

Auf unserer Website werden Cookies eingesetzt. Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, die entweder für die Dauer Ihrer Browsersitzung im Zwischenspeicher Ihres Internetbrowsers (Session-Cookies), oder für eine festgelegte Dauer auf Ihrer Festplatte (permanent–Cookies) gespeichert werden. Cookies ermöglichen eine Wiedererkennung, so dass Ihnen bei künftigen Besuchen unserer Website schneller und gezielter Inhalte zur Verfügung gestellt werden können, die auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche zugeschnitten sind.

Für den Einsatz von Cookies holen wir im Regelfall Ihre ausdrückliche Zustimmung über ein Cookie-Banner ein (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Über das Cookie-Banner können Sie Ihre Cookie-Präferenzen auswählen. Nicht von einer Auswahlmöglichkeit umfasst sind Cookies, die zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer Website notwendig sind. Diese setzen wir auf Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein.

Übersicht der eingesetzten Cookies:

6.1 Cookies

Technisch erforderliche Cookies

Borlabs Cookie:

Name: Borlabs Cookie
Zweck: Dieses Cookie speichert Informationen zur Einwilligung für Service-Gruppen und einzelne Services.
Speicherdauer: 60 Tage
Technischer Name(n): borlabs-cookie

Analyse Cookies

Google Analytics:
Name: Google Analytics
Zweck: Google Analytics ist ein Webanalysedienst von Google, der unseren Website-Verkehr nachverfolgt und analysiert. Er ermöglicht Einblicke in das Nutzerverhalten auf unserer Website und unterstützt uns dabei, unsere Zielgruppe besser zu verstehen sowie unsere Online-Aktivitäten zu optimieren.
Speicherdauer: 2 Jahre lt. https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=de
Technischer Name(n):
_ga
_ga_J1SL5NSSTY

6.2 Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC. Als Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union kooperieren wir mit dem Google-Tochterunternehmen Google Ireland Limited (nachfolgend „Google“).

Die durch das Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung der Website werden an Server von Google übertragen und dort gespeichert.

In unserem Auftrag nutzt Google diese Informationen, um Ihre Nutzung unserer Website auszuwerten, um Reporte über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundenen Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Aus den übermittelten Daten können Nutzungsprofile der Besucher unserer Website erstellt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht ausschließen können, dass Ihre personenbezogene Daten in die USA gehen. Es besteht dazu der Angemessenheitsbeschluss „Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework“.

Die Auswertung Ihres Nutzerverhaltens der Website basiert auf Ihrer erteilten Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Nähere Informationen bezüglich Nutzungsbedingungen und Datenschutz von Google Analytics finden Sie unter

http://www.google.com/analytics/terms/de.html oder https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Sie können Ihre freiwillige Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu können Sie die Einstellungen links unten auf der Homepage öffnen oder den nachstehenden Abmeldelink nutzen:

[borlabs-cookie type=“btn-cookie-preference“ title=“Google Analytics deaktivieren“/]

7. Betroffenenrechte/Ihre Rechte zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

In Bezug auf Ihre von uns verarbeiteten, personenbezogenen Daten steht Ihnen eine Reihe von Rechten zu. Alle diese Rechte können Sie kosten- und formlos (per E-Mail, telefonisch oder postalisch), gegebenenfalls nach Nachweis Ihrer Identität, unter der unten angegebenen Adresse geltend machen.

Bei gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen gemäß Art 26 DSGVO gilt:

Ungeachtet der Vereinbarung zwischen den Verantwortlichen kann die betroffene Person ihre Rechte gemäß DSGVO bei und gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen geltend machen. Dies betrifft Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit dem internen Hinweisgebersystem und dem digitalen Business Partner Onboarding.

Ihre Rechte im Einzelnen:

Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit formlos Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen. In diesem Fall teilen wir Ihnen schriftlich mit, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, für welche Zwecke wir diese verwenden, an welche Kategorien von Empfängern wir diese weitergeben und wie lange wir beabsichtigen, diese zu speichern. Wir werden Ihrem Auskunftsansuchen unverzüglich, längstens jedoch innerhalb eines Monats nachkommen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, jederzeit formlos die Löschung Ihrer von uns verarbeiteten Daten zu begehren. Diesem Ansuchen kommen wir nach, sofern Ihre Daten für den Erhebungszweck nicht mehr notwendig sind, Sie eine allenfalls bestehende Einwilligung widerrufen, bei unrechtmäßigen Datenverarbeitungen oder wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Recht auf Berichtigung: Sollten wir irrtümlich unrichtige oder unvollständige Daten über Sie verarbeiten, so berichtigen wir diese selbstverständlich. Dazu reicht eine an uns gerichtete, formlose Mitteilung aus.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Wenn zwar die Löschung Ihrer Daten nicht möglich ist bzw. dies von Ihnen nicht gewünscht wird, Sie aber einer über die Speicherung der Daten hinausgehenden Nutzung nicht zustimmen, haben wir die Pflicht, auf Ihre Mitteilung hin die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Wir stellen Ihnen die von uns über Sie gespeicherten Daten, die wir aufgrund eines Vertrages oder aufgrund Ihrer Einwilligung erhalten haben, auf Ihre formlose Mitteilung hin kostenlos in einem gebräuchlichen Dateiformat zur Verfügung. Sie können diese Daten für eigene Zwecke verwenden und sie an zukünftige Vertragspartner weitergeben. Wir übernehmen – sofern Sie dies wünschen und es technisch machbar ist – auch direkt die Übertragung Ihrer Daten an einen von Ihnen namhaft gemachten Adressaten. In diesem Fall informieren wir Sie nach erfolgter Übertragung. Ihrem Antrag kommen wir unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach.

Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen: Erteilte Einwilligungen in Datenverarbeitungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall stellen wir die Datenverarbeitung ein. Die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt getätigten Datenverarbeitungen wird durch einen Widerruf der Einwilligung nicht berührt.

Recht auf Widerspruch: Wenn wir Ihre Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung das Recht auf Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung Ihrer Daten. Üben Sie dieses aus, werden wir Ihre Daten nicht mehr zu dem Zweck, dem Sie widersprochen haben, verarbeiten – es sei denn es bestehen schutzwürdige Gründe auf unserer Seite für die weitere Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Beschwerderecht

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung und das Datenschutzgesetz gewährleisten Ihnen die oben genannten Rechte. Wenn Sie der Ansicht sind, durch uns in einem dieser Rechte verletzt worden zu sein, haben Sie die Möglichkeit, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist die

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Tel: 01/52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Stand der Datenschutzinformation: 09/2026